SEPA-Lastschrift im Shop: Mandat, Fristen, Rückläufer

Was Sie vorab brauchen

Am Einzug sind drei Beteiligte beteiligt: Sie als Zahlungsempfänger, die Bank des Kunden und Ihre Bank:

• Eine Bank, die Sie einziehen lässt, und eine Gläubiger-Identifikationsnummer. In Deutschland vergibt die Bundesbank die Nummer in Abstimmung mit der Deutschen Kreditwirtschaft, Anträge sind nur elektronisch möglich; die Zuteilung allein berechtigt nicht zum Einzug, Ihre Bank muss zustimmen (Deutsche Bundesbank, Gläubiger-Identifikationsnummer). Zusammen mit der Mandatsreferenz identifiziert die Nummer das Mandat.
• Ein gültiges Kundemandat mit den Angaben aus Schritt 4.
• Die IBAN des Kundenkontos. Die Verordnung (EU) Nr. 260/2012 verpflichtet die Zahlungsdienstleister, Zahlungskonten über die IBAN zu identifizieren und ihre Nutzer dazu anzuhalten (Art. 5 Abs. 1 Buchst. a und c, Anhang Nr. 1 Buchst. a). Das Format ISO 20022 XML ist für die Übermittlung an eine andere Bank und über ein Massenzahlungssystem vorgeschrieben sowie für gebündelt übermittelte Einzelzahlungen eines Nutzers, der weder Verbraucher noch Kleinstunternehmen ist (Art. 5 Abs. 1 Buchst. b und d, Anhang Nr. 1 Buchst. b); für das Checkout-Formular Ihres Shops gilt es nicht.
• Einen Ablauf für Rückläufer: wer mahnt und wie Sie eine weiterhin offene, fällige Forderung weiterverfolgen.

Für Geschäftskunden klären Sie vorab, ob deren Bank die SEPA-Firmenlastschrift (B2B) anbietet: Erreichbar sein müssen die Banken nur für Lastschriften, die Verbrauchern offenstehen (Art. 3 Abs. 3 der Verordnung (EU) Nr. 260/2012), und ein Erstattungsrecht für autorisierte Einzüge kennt das B2B-Verfahren nicht (SEPA-Regelwerk, Anhang V; der Anhang ist dem Regelwerk nur zur Information beigefügt).

Schritt für Schritt: Lastschrift einrichten

1. Verfahren wählen. Die Basislastschrift (Core) ist für Verbraucher und Unternehmen gedacht, die Firmenlastschrift (B2B) nur für Zahler, die keine Verbraucher sind (SEPA-Regelwerk, Anhang V).
2. Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen. In Deutschland nur elektronisch über die Bundesbank (Deutsche Bundesbank, Gläubiger-Identifikationsnummer).
3. Entgelte klären. Das Regelwerk setzt keine Entgelthöhe; sie bestimmt jede Bank nach dem anwendbaren Recht (Abschnitt 4.3.5). Lassen Sie sich Rückgabe-, Rückruf- und Erstattungsentgelte aus der Preisliste bestätigen. Zwischen den Banken ist ein Entgelt je Lastschrift unzulässig; für R-Transaktionen gilt Art. 8 Abs. 2 der Verordnung (EU) Nr. 260/2012.
4. Mandat einholen und ablegen. Der Zahler stimmt dem Einzug gegenüber Ihnen und, direkt oder über Sie, gegenüber seiner Bank zu (Art. 5 Abs. 3 Buchst. a Ziff. ii der Verordnung (EU) Nr. 260/2012). Das Mandat trägt die Überschrift „SEPA Direct Debit Mandate“ und muss den vorgeschriebenen Rechtstext enthalten, der die Autorisierung und das achtwöchige Erstattungsrecht des Zahlers benennt (SEPA-Regelwerk 4.7.2, DS-01). An Angaben gehören hinein: Mandatsreferenz, IBAN und Name des Zahlers, die Anschrift des Zahlers (Pflichtangabe nur, wenn Ihre Bank oder die Bank des Zahlers außerhalb des EWR sitzt), Name, Anschrift und Kennung des Zahlungsempfängers sowie die Art der Zahlung und Ort, Datum und Unterschrift (DS-01); unterschrieben wird auf Papier oder elektronisch (4.1). Bewahren Sie es auf, solange es gilt, nach der Kündigung mindestens bis zum Ablauf der Frist für nicht autorisierte Einzüge (4.1); ein Mandat, unter dem 36 Monate lang kein Einzug eingereicht wurde – gezählt ab dem letzten eingereichten Einzug, auch einem zurückgewiesenen, zurückgegebenen oder erstatteten –, müssen Sie kündigen (4.2). Eine angeforderte Kopie liefern Sie in höchstens sieben Bankgeschäftstagen oder begründen, warum das nicht geht (PT-06.03).
5. Vorankündigung einrichten. Kündigen Sie die Belastung bei der Basislastschrift spätestens 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstag an; eine andere Frist gilt nur, wenn Zahler und Zahlungsempfänger sie vereinbart haben (Regelwerk, Abschnitte 4.3.4 und PT-04.02).
6. Fälligkeitstag und Einzug festlegen. Der Fälligkeitstag muss im Vertrag oder in den Bedingungen vereinbart sein (Abschnitt 4.3.1). Der Einzug muss spätestens einen Interbank-Geschäftstag (D-1) vorher bei der Bank des Kunden sein, frühestens 14 Kalendertage davor (4.3.4). Mit jedem Einzug übermitteln Sie die Art der Lastschrift, die eindeutige Mandatsreferenz, Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer als Kennung des Zahlungsempfängers, IBAN und Namen von Zahler und Empfänger (den Namen des Zahlers, sofern verfügbar), das Datum der Mandatsunterschrift und den Betrag (Art. 5 Abs. 3 Buchst. a Ziff. i, Anhang Nr. 3 Buchst. a).
7. Rückläufer bearbeiten. Siehe den nächsten Abschnitt.

Der zeitliche Ablauf: von der Vorankündigung bis zur Erstattung

Die Tabelle zeigt den Standardfall der SEPA-Basislastschrift; die Spalte Grundlage verweist auf das SEPA-Regelwerk. Nach der Grundregel des Regelwerks fallen Fälligkeitstag, Settlement und Belastung auf denselben Tag (Abschnitt 4.3.1). Kalendertage sind alle Tage; Interbank-Geschäftstage folgen dem TARGET-Kalender (Abschnitt 4.3).

Zeitpunkt	Schritt	Frist oder Regel	Grundlage
vor dem ersten Einzug	Mandat erteilen und ablegen	Unterschrift auf Papier oder elektronisch, Aufbewahrung beim Händler	Regelwerk 4.1 und 4.7.2
Fälligkeitstag minus 14 Kalendertage	Vorankündigung an den Kunden (Basislastschrift)	spätestens 14 Kalendertage vorher, andere Frist nur, wenn vereinbart	Regelwerk 4.3.4
Fälligkeitstag minus 14 Kalendertage bis D-1 (Interbank-Geschäftstag)	Einzug bei der Bank des Kunden	frühestens 14 Kalendertage davor, spätestens einen Interbank-Geschäftstag vorher	Regelwerk 4.3.4
Fälligkeitstag bis 5 Interbank-Geschäftstage danach	Rückgabe durch die Bank des Kunden	Rückgabe bis fünf Interbank-Geschäftstage nach dem Settlement	Regelwerk 4.2 und 4.3.4
innerhalb von 8 Wochen ab Belastung	Erstattung ohne Begründung, nur bei der Basislastschrift	die Bank erstattet binnen zehn Geschäftstagen; im Fall des § 675x Abs. 2 BGB darf sie nicht ablehnen (§ 675x Abs. 5 Satz 3 BGB), in Österreich gilt die Wahl aus § 71 Abs. 1 ZaDiG 2018	Regelwerk 4.3.4; § 675x Abs. 2, 4 und 5 BGB (DE); §§ 70 und 71 ZaDiG 2018 (AT)
ab der Feststellung des Einzugs	Rüge eines nicht autorisierten Einzugs	unverzüglich nach der Feststellung, spätestens 13 Monate nach der Belastung; DE: Fristbeginn erst mit der vorgeschriebenen Unterrichtung, AT: 13-Monats-Grenze nur bei mitgeteilten oder zugänglich gemachten Angaben	Regelwerk 4.3.4; § 676b Abs. 1 und 2 BGB (DE); § 65 Abs. 1 ZaDiG 2018 (AT)
bei jeder Rückgabe	Kosten	nach der Preisliste Ihrer Bank; zwischen Banken nur kostendeckende R-Transaktionsentgelte	Regelwerk 4.3.5; Art. 8 VO (EU) Nr. 260/2012

Rückläufer: Rückgabe, Rückerstattung, Rückruf

Die Bundesbank unterscheidet vier Rückläufer: Rückweisung und Rückruf vor dem Settlement, Rückgabe und Rückerstattung des Lastschriftgegenwerts danach (Verfahrensregeln SEPA-Lastschrift, Kapitel IV Ziffer 1). Für den Shop zählt die Rückgabe: Die Bank des Kunden darf eine verrechnete Belastung bis fünf Interbank-Geschäftstage danach zurückgeben, etwa bei aufgelöstem Konto, fehlender Lastschriftzulassung oder Widerspruch des Kunden (SEPA-Regelwerk, Abschnitt 4.2). Den Betrag holt sich Ihre Bank von Ihnen zurück; wie hoch ihr Entgelt ist, steht in ihrer Preisliste (SEPA-Regelwerk 4.2 und 4.3.5).

Der Kunde kann sich zusätzlich an seine Bank wenden: Innerhalb von acht Wochen ab der Belastung erstattet sie ihm jede Basislastschrift ohne Angabe von Gründen; bei der Firmenlastschrift gibt es dieses Recht für autorisierte Einzüge nicht (SEPA-Regelwerk 4.3.4 und Anhang V). In Deutschland folgt der Anspruch aus § 675x Abs. 2 und 4 BGB, ist gegenüber Nicht-Verbrauchern abdingbar (§ 675e Abs. 4 BGB) und kann nach § 675x Abs. 3 BGB ausgeschlossen werden, wenn der Zahler seine Zustimmung zur Ausführung direkt seiner Bank erteilt hat und, sofern vereinbart, mindestens vier Wochen vor dem Fälligkeitstermin unterrichtet wurde; in Österreich gelten §§ 70 und 71 ZaDiG 2018 mit derselben Ausschlussmöglichkeit nach § 70 Abs. 3. Einen nicht autorisierten Einzug kann der Kunde unverzüglich nach der Feststellung rügen, spätestens 13 Monate nach der Belastung: In Deutschland beginnt die Frist erst, wenn die Bank ihn über die vorgeschriebenen Angaben unterrichtet hat, in Österreich endet sie 13 Monate nach der Belastung nur, wenn die Bank die Angaben mitgeteilt oder zugänglich gemacht hat (§ 676b Abs. 1 und 2 BGB; § 65 Abs. 1 ZaDiG 2018). Widerrufen kann er den Auftrag bis zum Ende des Geschäftstags vor dem Fälligkeitstag (§ 675p Abs. 2 Satz 3 BGB; § 74 Abs. 2 ZaDiG 2018). Alle Wege lassen den Kaufvertrag unberührt (SEPA-Regelwerk 4.2; für Österreich § 70 Abs. 4 ZaDiG 2018): Rückgabe und Erstattung sagen nichts darüber, ob die Forderung noch offen ist. Verfolgen Sie deshalb nur eine Forderung weiter, die tatsächlich noch besteht und fällig ist (Zahlungsausfälle im Shop), und erstatten Sie getrennt davon nach Rückerstattung über die Zahlart.

Der Zahler kann bei seiner Bank Höchstbeträge, eine begrenzte Häufigkeit oder eine Sperre verlangen; sind weder Zahler noch Zahlungsempfänger Verbraucher, müssen die Banken das nicht anbieten (Art. 5 Abs. 3 Buchst. d der Verordnung (EU) Nr. 260/2012). In Deutschland darf von § 675x BGB gegenüber Nicht-Verbrauchern abgewichen werden (§ 675e Abs. 4 BGB).

Schweiz: dieselben Fristen, anderes Recht

Die Verordnung (EU) Nr. 260/2012 gilt für auf Euro lautende Überweisungen und Lastschriften innerhalb der Union, bei denen beide beteiligten Zahlungsdienstleister auf dem Gebiet der Union ansässig sind (Art. 1 Abs. 1). Maßgeblich ist damit der Sitz der Banken, nicht der Sitz des Shops: Reicht eine Bank außerhalb der Union ein, greift die Verordnung nicht, und die Fristen ergeben sich aus dem SEPA-Regelwerk, dem Ihre Bank beigetreten ist, und aus dem Vertrag mit ihr. Die Schweizer Implementation Guidelines für SEPA-Lastschriften (SIX Group, Version 2.7, Abschnitt 2.3.2) nennen für Einreichung, Rückgabe und Erstattung dieselben Fristen (1 TARGET-Tag für die Einreichung, bei Core fünf und bei B2B drei TARGET-Tage für die Rückgabe, acht Wochen und 13 Monate) und führen die Anschrift des Zahlers als Mandatsangabe (Abschnitt 2.3.4.1); die Vorankündigungsfrist steht dort nicht, sie folgt aus dem Regelwerk. Daneben bestehen die Schweizer Verfahren LSV+/BDD und CH-DD mit Widerspruchsrecht im Kundenverfahren und ohne im Firmenverfahren (SIX Group, Implementation Guidelines for Swiss direct debits, Version 1.2, Abschnitt 2.3.2). Welche Verfahren und Entgelte Ihre Bank anbietet, steht im Vertrag mit ihr.

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Mandat und Einzug vergleichen. Mandatsreferenz, Gläubiger-Identifikationsnummer und IBAN müssen in Datei und Mandat übereinstimmen, und der vorgeschriebene Mandatstext (Autorisierung und Erstattungsrecht) muss im Mandat stehen.
2. Fälligkeitstag nachlesen. Dasselbe Datum in Bestellbestätigung, Bedingungen und Einzugsdatei.
3. Vorankündigung belegen. Satz mit Datum, Betrag und Mandatsreferenz in der Bestellbestätigung suchen und prüfen, ob er die vereinbarte Frist einhält (Standard: 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstag).
4. Rückläufer zuordnen. Grundcode, Datum und Mandatsreferenz je Rückgabe erfassen.
5. Entgelte schriftlich abfragen und einrechnen (Zahlungsarten im Onlineshop).

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Was hilft
Rückgabe mit fehlenden oder ungültigen Mandatsangaben (Grundcode MD01)	Mandatsreferenz fehlt oder weicht vom Mandat ab; die Swiss Implementation Guidelines ordnen MD01 den Mandatsfeldern zu	Mandatsreferenz aus dem Mandat übernehmen und neu einreichen
Format beanstandet (Grundcode BE09)	Länderkennzeichen, IBAN oder Gläubiger-Identifikationsnummer sind falsch; BE09 steht dort in den Swiss Implementation Guidelines	Stammdaten korrigieren, IBAN mit der Prüfziffernrechnung der Bundesbank kontrollieren
Datei doppelt oder falsche Einreicherkennung (Grundcode AM05)	Die Kennung des Einreichers ist nicht die vereinbarte, oder die Datei kam zweimal	Dateikennung eindeutig halten, Doppelversand abschalten
Kunde verlangt Geld zurück, obwohl die Ware geliefert ist	Erstattungsanspruch bei der Basislastschrift innerhalb von acht Wochen ohne Begründung (Regelwerk 4.3.4)	Erstattung hinnehmen, prüfen, ob die Forderung noch offen ist, und sie getrennt weiterverfolgen
Am Fälligkeitstag wird nicht belastet	Der Einzug lag zu spät bei der Bank des Kunden, oder der Fälligkeitstag war nicht vereinbart	Fristen einhalten (frühestens 14 Kalendertage, spätestens D-1), Fälligkeitstag im Checkout festlegen
Nach einer Rückgabe bleibt der Betrag offen	Die Rückgabe beendet den Zahlungsvorgang; ob die Forderung noch besteht, sagt sie nicht	Nur eine weiterhin bestehende, fällige Forderung mahnen; bei wiederholten Rückgaben die Zahlungsart prüfen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Fragen Sie Ihre Bank, wenn unklar ist, ob sie elektronische Mandate unterstützt, ob sie Sie für die Firmenlastschrift zulässt oder welche Entgelte für Rückgaben gelten. Rechtsberatung brauchen Sie, wenn ein Kunde einen Einzug als nicht autorisiert bestreitet und Sie kein Mandat vorlegen können.