Differenzbesteuerung im Onlineshop: Rechnung und Shopsystem

Was § 25a UStG dem Shop erlaubt

Die Differenzbesteuerung ist eine Sonderregelung für Wiederverkäufer. Statt die Steuer aus dem vollen Verkaufspreis zu berechnen, wird der Umsatz nach dem Betrag bemessen, um den der Verkaufspreis den Einkaufspreis übersteigt (§ 25a Abs. 3 Satz 1 UStG). Besteuert wird also die Marge. Für den Gebrauchtwarenhandel im Shop ist das der praktische Kern: Wer einer Privatperson eine gebrauchte Kamera abkauft, hat keine Umsatzsteuer gezahlt, die er als Vorsteuer abziehen könnte.

Die Vorschrift gilt für Lieferungen im Sinne des § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG von beweglichen körperlichen Gegenständen und nur, wenn alle drei Voraussetzungen des § 25a Abs. 1 UStG erfüllt sind. Sie folgt damit dem einzelnen Gegenstand und seiner Herkunft, nicht dem Sortiment.

Wer Wiederverkäufer ist

Wiederverkäufer ist nach § 25a Abs. 1 Nr. 1 UStG, wer gewerbsmäßig mit beweglichen körperlichen Gegenständen handelt oder solche Gegenstände im eigenen Namen öffentlich versteigert. Ein Shop, der gebrauchte Ware regelmäßig ankauft und weiterverkauft, erfüllt das. Wer nur eigene, privat genutzte Sachen verkauft und damit nicht unternehmerisch tätig ist, ist dagegen kein Wiederverkäufer; ein solcher rein privater Verkauf unterliegt nicht der Umsatzsteuer (§ 1 Abs. 1 Nr. 1, § 2 Abs. 1 UStG).

Die zweite Voraussetzung betrifft die Herkunft: Die Gegenstände müssen an den Wiederverkäufer im Gemeinschaftsgebiet geliefert worden sein, und für diese Lieferung darf entweder keine Umsatzsteuer geschuldet worden sein (§ 25a Abs. 1 Nr. 2 Buchstabe a UStG) oder es muss die Differenzbesteuerung vorgenommen worden sein (Buchstabe b). Der Ankauf von einer Privatperson fällt unter Buchstabe a. Kauft der Shop dagegen bei einem Händler ein, der Umsatzsteuer in Rechnung stellt und selbst nicht die Differenzbesteuerung anwendet, ist keine der beiden Alternativen erfüllt; für diese Ware gilt die Regelbesteuerung mit dem vollen Verkaufspreis als Bemessungsgrundlage, und die im Einkauf gezahlte Steuer ist nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG abziehbar.

Die dritte Voraussetzung nimmt Waren aus: Edelsteine aus den Positionen 7102 und 7103 des Zolltarifs und Edelmetalle aus den Positionen 7106, 7108, 7110 und 7112 sind von der Differenzbesteuerung ausgenommen (§ 25a Abs. 1 Nr. 3 UStG). Für Gold und Altgold gilt ein eigener Weg; ihn beschreibt der Artikel Altgold und Schrottgold: Umsatzsteuer und Reverse Charge.

Für Kunstgegenstände, Sammlungsstücke und Antiquitäten lässt sich der Anwendungsbereich erweitern: nach § 25a Abs. 2 UStG auf selbst eingeführte Kunstgegenstände, Sammlungsstücke und Antiquitäten und auf Kunstgegenstände, deren Lieferung an den Wiederverkäufer steuerpflichtig war und die nicht von einem Wiederverkäufer geliefert wurden. Dafür ist eine Erklärung nötig, die spätestens mit der ersten Voranmeldung eines Kalenderjahres abzugeben ist und mindestens zwei Kalenderjahre bindet (§ 25a Abs. 2 Satz 1 und 2 UStG).

Wie sich die Steuer berechnet

Bemessungsgrundlage ist die Differenz zwischen Verkaufspreis und Einkaufspreis; die Umsatzsteuer gehört nicht zur Bemessungsgrundlage (§ 25a Abs. 3 Satz 1 und 3 UStG). Die Differenz ist also ein Bruttobetrag. Daraus rechnen Sie die Steuer heraus:

Steuer = Differenz − Differenz ÷ (1 + Steuersatz)

Für den Steuersatz schreibt § 25a Abs. 5 Satz 1 UStG den allgemeinen Steuersatz des § 12 Abs. 1 UStG vor, also 19 Prozent. Der ermäßigte Satz ist auf die Differenz danach nicht anzuwenden, auch wenn der Gegenstand in der Anlage 2 zum UStG steht.

Beispielrechnung (erfundene Zahlen): Ein Shop kauft einer Privatperson eine gebrauchte Akustikgitarre für 60,00 Euro ab und verkauft sie für 119,00 Euro. Die Differenz beträgt 59,00 Euro. Der Nettoanteil sind 49,58 Euro (59,00 ÷ 1,19), die darin enthaltene Steuer 9,42 Euro (59,00 − 49,58). Bei einem Einkauf mit gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer wäre die Differenzbesteuerung nicht anwendbar.

Zwei Erleichterungen nennt das Gesetz. Lässt sich der Einkaufspreis eines Kunstgegenstandes nicht ermitteln oder ist er unbedeutend, wird die Bemessungsgrundlage mit 30 Prozent des Verkaufspreises angesetzt (§ 25a Abs. 3 Satz 2 UStG). Statt je Stück darf der Wiederverkäufer die Umsätze eines Besteuerungszeitraums auch nach der Gesamtdifferenz bemessen, also nach dem Unterschied zwischen den Summen der Verkaufs- und Einkaufspreise; das ist nur für Gegenstände zulässig, deren Einkaufspreis 750 Euro nicht übersteigt (§ 25a Abs. 4 UStG).

Was auf der Rechnung stehen muss

Für Rechnungen über differenzbesteuerte Umsätze gilt eine Besonderheit. § 14a Abs. 6 Satz 1 UStG verlangt einen der drei Hinweise:

• „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“
• „Kunstgegenstände/Sonderregelung“
• „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung“

In den Fällen des § 25a Abs. 3 und 4 UStG ist außerdem die Vorschrift über den gesonderten Steuerausweis in einer Rechnung nicht anzuwenden (§ 14a Abs. 6 Satz 2 UStG). Das betrifft § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG; Steuersatz und Steuerbetrag werden also nicht getrennt ausgewiesen. § 14a Abs. 6 UStG knüpft an die Rechnung an und unterscheidet in seinem Wortlaut nicht zwischen einem Papierbeleg und einem elektronischen Format.

Im Übrigen bleibt es bei den allgemeinen Pflichtangaben. § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG verlangt unter anderem vollständigen Namen und vollständige Anschrift beider Seiten, die Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Gegenstände und den Zeitpunkt der Lieferung.

Für Leistungen an einen anderen inländischen Unternehmer für dessen Unternehmen ist die Rechnung für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführt werden, als E-Rechnung auszustellen, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). § 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 1 UStG lässt übergangsweise abweichend davon zu, eine Rechnung über einen nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsatz bis zum 31. Dezember 2026 weiter auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format zu übermitteln, das nicht dem strukturierten Format entspricht; für Umsätze ab dem 1. Januar 2027 gelten die weiteren Übergänge der Nummern 2 und 3 (Papier bei einem Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres bis 800.000 Euro, EDI mit Zustimmung des Empfängers). Eine Kleinbetragsrechnung mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro darf nach § 33 Satz 4 UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Diese Pflicht und diese Erleichterungen treffen auch Lieferungen unter der Differenzbesteuerung, und der Hinweis nach § 14a Abs. 6 Satz 1 UStG gehört in die Rechnung. Wie ein Shop Rechnungen erzeugt, nummeriert und archiviert, steht in Rechnungen im Onlineshop in Deutschland.

So sieht die Rechnung aus

Die Tabelle zeigt ein redaktionelles Beispiel für eine differenzbesteuerte Lieferung an einen Unternehmer in Deutschland. Alle Angaben sind erfunden.

Angabe	Beispiel
Rechnungsaussteller	Beispiel-Second-Hand GmbH, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt, USt-IdNr. DE123456789
Rechnungsempfänger	Beispiel Tonstudio GmbH, Beispielweg 2, 54321 Beispielstadt
Rechnungsnummer	2026-1042
Ausstellungsdatum	17. Oktober 2026
Menge und Art	1 gebrauchte Akustikgitarre, Seriennummer G-4711
Zeitpunkt der Lieferung	15. Oktober 2026
Verkaufspreis	119,00 Euro
Hinweis	Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung
Steuersatz und Steuerbetrag	nicht gesondert ausgewiesen (§ 14a Abs. 6 Satz 2 UStG)

Bei einem Kunstgegenstand lautet derselbe Hinweis „Kunstgegenstände/Sonderregelung“, bei Sammlungsstücken und Antiquitäten „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung“ (§ 14a Abs. 6 Satz 1 UStG).

Was die Produktseite zeigt

Die Preisangabe im Shop folgt der Preisangabenverordnung, nicht der Steuerberechnung. Gegenüber Verbrauchern ist der Gesamtpreis anzugeben (§ 3 Abs. 1 PAngV). Beim Fernabsatz muss der Shop zusätzlich angeben, dass die geforderten Preise die Umsatzsteuer und sonstige Preisbestandteile enthalten, und ob Fracht-, Liefer- oder Versandkosten anfallen (§ 6 Abs. 1 PAngV). Einen bestimmten Steuersatz schreiben diese beiden Vorschriften nicht vor.

Ein redaktionelles Beispiel für die Produktseite:

Gebrauchte Akustikgitarre, Zustand: gut — 119,00 Euro Endpreis einschließlich Umsatzsteuer, zzgl. Versandkosten 4,95 Euro

Der Kunde zahlt den Endpreis; die Art der Abrechnung ändert nichts an der Angabe, die auf der Produktseite stehen muss. Den Nachweis über die Besteuerung führt der Shop über Rechnung und Aufzeichnungen. Ein Shop, der nur an Verbraucher verkauft, muss nicht für jede Bestellung eine Rechnung ausstellen; die Pflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG betrifft Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen.

Wann die Differenzbesteuerung nicht gilt

§ 25a Abs. 7 UStG zählt die Sonderfälle auf. Die Differenzbesteuerung findet keine Anwendung auf die Lieferung eines Gegenstands, den der Wiederverkäufer innergemeinschaftlich erworben hat, wenn auf die Lieferung an ihn die Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen im übrigen Gemeinschaftsgebiet angewendet wurde, auf die innergemeinschaftliche Lieferung eines neuen Fahrzeugs im Sinne des § 1b Abs. 2 und 3 UStG und in den Fällen des Absatzes 2, wenn auf den vorangegangenen Umsatz ein ermäßigter Steuersatz angewendet wurde (§ 25a Abs. 7 Nr. 1 UStG).

Für grenzüberschreitende Verkäufe ist § 25a Abs. 7 Nr. 3 UStG wichtig: § 3c UStG und die Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen (§ 4 Nr. 1 Buchstabe b, § 6a UStG) sind bei der Differenzbesteuerung ausgeschlossen. Auf § 3c UStG kann sich der Shop für solche Lieferungen also nicht berufen. Der innergemeinschaftliche Erwerb unterliegt umgekehrt nicht der Umsatzsteuer, wenn auf die Lieferung an den Erwerber im übrigen Gemeinschaftsgebiet die Differenzbesteuerung angewendet worden ist (§ 25a Abs. 7 Nr. 2 UStG).

Schließlich kann der Wiederverkäufer bei jeder Lieferung auf die Differenzbesteuerung verzichten, soweit er nicht die Gesamtdifferenz nach Absatz 4 anwendet (§ 25a Abs. 8 Satz 1 UStG). Der Verzicht führt zu einer Rechnung mit gesondertem Steuerausweis, den ein Käufer für seinen eigenen Abzug nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG braucht. Betrifft der Verzicht Gegenstände nach Absatz 2, ist der Vorsteuerabzug frühestens in dem Voranmeldungszeitraum möglich, in dem die Steuer für die Lieferung entsteht (§ 25a Abs. 8 Satz 2 UStG).

Was Ihr Shopsystem können muss

Ob die Differenzbesteuerung sauber abgebildet ist, zeigen sieben Prüfungen. Die Tabelle nennt zu jeder Prüfung die Vorschrift dahinter und den Test im Shop.

Prüfung	Vorschrift	Test
Steuerbehandlung je Artikel umschaltbar	§ 25a Abs. 1 und Abs. 8 UStG	Zwei Testartikel anlegen, einen aus Privatankauf, einen aus Einkauf mit Umsatzsteuer, und Warenkorb und Rechnung vergleichen
Einkaufspreis je Stück gespeichert	§ 25a Abs. 3 und Abs. 6 UStG	Zwei gleichartige Stücke zu unterschiedlichen Einkaufspreisen verkaufen und den Export prüfen
Rechnungshinweis vorhanden	§ 14a Abs. 6 Satz 1 UStG	Rechnung aus einer Testbestellung öffnen und den Hinweis suchen
Kein gesonderter Steuerausweis	§ 14a Abs. 6 Satz 2 UStG	Prüfen, ob das System für diesen Artikel eine Steuerzeile ausgibt
Getrennte Aufzeichnungen im Mischbetrieb	§ 25a Abs. 6 Satz 2 UStG	Einen regelbesteuerten und einen differenzbesteuerten Artikel verkaufen und die Auswertungen vergleichen
Gesamtdifferenz auswertbar	§ 25a Abs. 4 UStG	Summen der Verkaufs- und Einkaufspreise je Besteuerungszeitraum exportieren und nachrechnen
Lieferungen und Ankäufe über die Grenze	§ 25a Abs. 7 UStG	Testbestellung mit Rechnungsadresse in einem anderen Mitgliedstaat und Ankauf mit innergemeinschaftlicher Lieferung

Die Aufzeichnungspflichten nach § 22 UStG gelten mit der Maßgabe, dass aus den Aufzeichnungen die Verkaufspreise, die Einkaufspreise und die Bemessungsgrundlagen nach den Absätzen 3 und 4 zu ersehen sein müssen; wendet der Wiederverkäufer daneben die allgemeinen Vorschriften an, hat er getrennte Aufzeichnungen zu führen (§ 25a Abs. 6 UStG). Wie diese Aufzeichnungen aufgebaut, aufbewahrt und für die Prüfung lesbar gehalten werden, beschreibt GoBD im Onlineshop.

Checkliste für Ihren Shop

• Prüfen Sie je Artikel, ob die Gegenstände im Gemeinschaftsgebiet an Sie geliefert wurden und ob der Ankauf ohne Umsatzsteuer oder mit vorangegangener Differenzbesteuerung erfolgt ist; nur dann greift § 25a Abs. 1 UStG.
• Erfassen Sie den Einkaufspreis je Stück, weil er die Bemessungsgrundlage mitbestimmt (§ 25a Abs. 3 UStG) und in den Aufzeichnungen stehen muss (§ 25a Abs. 6 UStG).
• Stellen Sie sicher, dass die Rechnung den Hinweis nach § 14a Abs. 6 Satz 1 UStG trägt und keine Steuerzeile ausweist.
• Führen Sie für regelbesteuerte und differenzbesteuerte Ware getrennte Aufzeichnungen (§ 25a Abs. 6 Satz 2 UStG).
• Setzen Sie den Verzicht nach § 25a Abs. 8 UStG nur ein, wenn der Kunde eine Rechnung mit gesondertem Steuerausweis braucht, und nicht, soweit Sie die Gesamtdifferenz nach Absatz 4 anwenden.
• Klären Sie Ankäufe und Verkäufe aus dem übrigen Gemeinschaftsgebiet getrennt (§ 25a Abs. 7 UStG).
• Stimmen Sie die Auswertungen mit Ihrer Buchhaltung ab; Grundlagen stehen in Buchhaltung im Onlineshop.