Dienstradleasing im Webshop: Händlerprozess und Steuer

Ein Dienstrad verkaufen Sie nicht an den Menschen, der damit fährt. Käufer ist die Leasinggesellschaft, Leasingnehmer der Arbeitgeber, Nutzer der Arbeitnehmer. Dieses Dreieck entscheidet, wer unterschreibt, wer zahlt und wer welche Steuer abführt. Der Ablauf unten setzt voraus, dass die Leasinggesellschaft das Rad bei Ihnen kauft; jede andere Konstruktion ändert die Rechnungsadresse und damit die Steuer.

Was Sie vorab brauchen

• einen Rahmenvertrag mit der Leasinggesellschaft: Käuferrolle, Zahlungsziel, Händlerrabatt, Pauschalen, Rücknahme der Rückläufer
• eine Preisliste mit der unverbindlichen Preisempfehlung je Modell einschließlich Umsatzsteuer; sie ist die Bemessungsgrundlage der Lohnsteuer, nicht Ihr Verkaufspreis
• ein Übergabeprotokoll mit Rahmennummer, Modell, Zubehör, Datum und Unterschrift
• eine Rechnungsvorlage für Leistungen an Unternehmen: bei Regelbesteuerung 19 Prozent Umsatzsteuer, als strukturierte E-Rechnung; Papier nur in den Übergangsfällen des § 27 Abs. 38 UStG
• eine Abrede zu Service und Gewährleistung

Wer unterschreibt, wer zahlt, wer Steuer abführt

Die Tabelle ordnet die fünf Vorgänge den Beteiligten zu. Sie gilt für Räder, die in Deutschland an Arbeitnehmer überlassen werden.

Vorgang	Beteiligte	Vertrag	Steuer
Auswahl und Angebot	Händler und Arbeitnehmer, Freigabe durch den Arbeitgeber	noch keiner	keine
Kauf des Rads	Händler an Leasinggesellschaft	Kaufvertrag	bei Regelbesteuerung 19 Prozent Umsatzsteuer (§ 12 Abs. 1 UStG); Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG weisen keine aus
Überlassung an den Arbeitgeber	Leasinggesellschaft an Arbeitgeber	Leasingvertrag	19 Prozent auf die Rate; Vorsteuerabzug beim Arbeitgeber nur unter den Voraussetzungen des § 15 UStG, nicht als Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG
Nutzung durch den Arbeitnehmer	Arbeitgeber an Arbeitnehmer	Arbeitsvertrag und Überlassungsvereinbarung	Lohnsteuer beim Arbeitgeber (§ 3 Nr. 37 EStG oder Durchschnittswert); Umsatzsteuer auf die Überlassung
Rückgabe oder Kauf des Rückläufers	Leasinggesellschaft an Händler oder an Arbeitnehmer	Kaufvertrag	19 Prozent (§ 12 Abs. 1 UStG); beim Arbeitnehmer zusätzlich Arbeitslohn, wenn er verbilligt kauft

Der Ablauf von der Auswahl bis zum Laufzeitende:

1. 1
   Angebot erstellenHändler bietet zum UVP an; Arbeitnehmer wählt Modell und Größe
2. 2
   Freigabe durch den ArbeitgeberArbeitgeber bestätigt die Bestellung im Portal der Leasinggesellschaft
3. 3
   LeasingvertragArbeitgeber als Leasingnehmer, Leasinggesellschaft als Leasinggeber; 19 Prozent Umsatzsteuer auf die Rate
4. 4
   Kaufvertrag und LieferungHändler verkauft an die Leasinggesellschaft und verschafft ihr die Verfügungsmacht, § 3 Abs. 1 UStG
5. 5
   Rechnung an die Leasinggesellschaftbei Regelbesteuerung 19 Prozent Umsatzsteuer (§ 12 Abs. 1 UStG) und Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG; strukturierte E-Rechnung, Papier nur in den Übergangsfällen des § 27 Abs. 38 UStG
6. 6
   Übergabe an den ArbeitnehmerÜbergabeprotokoll mit Rahmennummer; Käufer bleibt die Leasinggesellschaft
7. 7
   LaufzeitArbeitgeber zahlt die Rate, bei Gehaltsumwandlung aus dem Gehalt; Lohnsteuer und Umsatzsteuer auf die Überlassung
8. 8
   Rückgabe oder RückläuferkaufRad geht an die Leasinggesellschaft zurück oder wird an Arbeitnehmer oder Händler verkauft

Vereinfachter Ablauf; Sonderfälle wie Auslandsbezug des Leasinggebers sind nicht dargestellt.

Quelle: Eigene Darstellung nach den in den Quellen genannten Normen und der Verfügung des Bayerischen Landesamts für Steuern

Schritt für Schritt: vom Angebot zur Übergabe

Schritt 1: Rahmenvertrag und UVP festhalten

Klären Sie vor dem ersten Angebot, wer Käufer ist, wer die Rechnung erhält, welcher Rabatt an die Leasinggesellschaft geht und welche Pauschale Sie für Übergabe und Service bekommen. Halten Sie für jedes Modell die unverbindliche Preisempfehlung einschließlich Umsatzsteuer fest. Sie steuert den geldwerten Vorteil des Arbeitnehmers, nicht der Preis, zu dem die Leasinggesellschaft einkauft.

Schritt 2: Angebot mit der UVP erstellen

Das Angebot richtet sich an den Arbeitnehmer, die Freigabe kommt vom Arbeitgeber. Nennen Sie Modell, Rahmengröße, Zubehör und die UVP. Ein Angebot unter dem Listenpreis senkt den Aufwand der Leasinggesellschaft, nicht aber den geldwerten Vorteil des Arbeitnehmers. Ergebnis: eine Angebotsnummer für die Bestellung der Leasinggesellschaft.

Schritt 3: Freigabe und Leasingvertrag abwarten

Leasingnehmer ist der Arbeitgeber, nicht der Arbeitnehmer. Einen Zahlungsanspruch gegen die Leasinggesellschaft begründet nicht der Leasingvertrag, sondern Ihr Kaufvertrag mit ihr: Danach schuldet sie den vereinbarten Kaufpreis und muss das Rad abnehmen (§ 433 Abs. 2 BGB). Lassen Sie sich die Bestellung der Leasinggesellschaft bestätigen, bevor Sie beim Hersteller ordern. Der Arbeitnehmer unterschreibt mit dem Arbeitgeber eine Überlassungsvereinbarung; darin steht, ob er Gehalt umwandelt oder das Rad zusätzlich zum Arbeitslohn erhält. Diese Entscheidung trifft den Arbeitgeber, sie ändert an Ihrer Rechnung nichts. Ergebnis: Vertragsnummer und Rate.

Schritt 4: Kauf und Rechnung an die Leasinggesellschaft

Ihre Lieferung im Inland geht an die Leasinggesellschaft, auch wenn der Arbeitnehmer das Rad mitnimmt: Die Verfügungsmacht wird ihr verschafft (§ 3 Abs. 1 UStG). Die Rechnung enthält Namen und Anschrift der Leasinggesellschaft als Leistungsempfängerin, eine fortlaufende Nummer, den Zeitpunkt der Lieferung und bei Regelbesteuerung 19 Prozent Umsatzsteuer auf das Entgelt (§ 14 Abs. 4, § 12 Abs. 1 UStG). Fahrräder stehen nicht in der Anlage 2 zu § 12 Abs. 2 UStG; der ermäßigte Satz greift nicht. Bleiben Sie mit Ihrem Gesamtumsatz unter den Grenzen des § 19 Abs. 1 UStG (25.000 Euro im vorangegangenen und 100.000 Euro im laufenden Kalenderjahr), ist Ihr Umsatz steuerfrei; die Rechnung weist dann keine Umsatzsteuer aus und trägt den Hinweis nach § 34a UStDV, und die Leasinggesellschaft kann daraus keine Vorsteuer abziehen.

Für das Format gilt seit dem 1. Januar 2025: Eine Rechnung über eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ist als elektronische Rechnung in einem strukturierten Format auszustellen, wenn Sie und die Leasinggesellschaft im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1, Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG), sofern der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist (§ 14 Abs. 2 Satz 1 UStG). § 27 Abs. 38 UStG lässt abweichend von § 14 Abs. 1 und 2 UStG übergangsweise zu: für Umsätze, die bis zum 31. Dezember 2026 ausgeführt werden, eine Rechnung auf Papier oder, mit Zustimmung der Leasinggesellschaft, in einem elektronischen Format ohne strukturierten Datensatz (Nr. 1); für Umsätze, die 2027 ausgeführt werden, dasselbe bis zum 31. Dezember 2027 nur dann, wenn Ihr Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat (Nr. 2). Übermitteln Sie die Rechnung per EDI, ist für solche Umsätze bis zum 31. Dezember 2027 nur ein elektronisches Format ohne strukturierten Datensatz und nur mit Zustimmung der Leasinggesellschaft zulässig, Papier dagegen nicht (Nr. 3). Eine Rechnung über einen nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreien Umsatz dürfen Sie unabhängig davon immer als sonstige Rechnung übermitteln (§ 34a Satz 4 UStDV). Wie Sie das Format einrichten, steht in Rechnung B2B im Shop.

Zahlungspflichtig ist die Leasinggesellschaft. Der Arbeitnehmer nimmt das Rad nur in Empfang; Käufer bleibt die Leasinggesellschaft. Rechnen Sie Ihre Pauschale für Übergabe oder Service getrennt ab; sie ist Entgelt für eine sonstige Leistung und bei Regelbesteuerung ebenfalls mit 19 Prozent zu versteuern (§ 3 Abs. 9, § 12 Abs. 1 UStG).

Schritt 5: Rad an den Arbeitnehmer übergeben

Übergeben Sie das Rad an den Arbeitnehmer und protokollieren Sie Rahmennummer, Modell, Zubehör, Datum und Unterschrift. Die Kopie geht an Leasinggesellschaft und Arbeitgeber. Weisen Sie in die Bedienung ein und halten Sie die erste Inspektion fest. Erklären Sie dem Arbeitnehmer, dass er nicht Käufer ist: Die Mängelrechte aus dem Kauf stehen der Leasinggesellschaft zu (§ 437 BGB), und ob er selbst Ansprüche geltend machen kann, hängt von der Abtretung ab (§ 398 BGB). Details zur Gewährleistung stehen in Gewährleistung im Onlineshop Deutschland.

Schritt 6: Laufzeit, Rückgabe und Rückläufer regeln

Am Laufzeitende geht das Rad an die Leasinggesellschaft zurück oder wird verkauft. Kaufen Sie den Rückläufer von der Leasinggesellschaft, ist das ein Einkauf mit ausgewiesener Umsatzsteuer; die Differenzbesteuerung greift dann nicht, weil sie eine Lieferung an Sie voraussetzt, für die keine Umsatzsteuer geschuldet wurde (§ 25a Abs. 1 Nr. 2 UStG). Einzelheiten zum Weiterverkauf stehen in Differenzbesteuerung im Onlineshop.

Verkauft die Leasinggesellschaft den Rückläufer direkt an den Arbeitnehmer, entsteht beim Arbeitnehmer steuerpflichtiger Arbeitslohn von dritter Seite, wenn der Preis unter dem Endpreis liegt (§ 8 Abs. 2 Satz 1 EStG). Für ein Rad, das nach 36 Monaten übereignet wird, lässt die Finanzverwaltung als Endpreis 40 Prozent der auf volle 100 Euro abgerundeten UVP gelten, solange kein niedrigerer Restwert nachgewiesen wird.

Was der Arbeitgeber versteuern muss

Ob die Überlassung steuerfrei bleibt, entscheidet die Zusätzlichkeit. § 3 Nr. 37 EStG erfasst nur Vorteile, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. § 8 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 EStG verlangt dafür, dass der Anspruch auf Arbeitslohn nicht zugunsten der Leistung herabgesetzt wird. Bei einer Gehaltsumwandlung ist genau das der Fall; die Steuerbefreiung greift dort nicht. Die Befreiung gilt letztmals für den Veranlagungszeitraum 2030 (§ 52 Abs. 4 Satz 12 EStG).

Für die Gehaltsumwandlung setzt die Finanzverwaltung einen Durchschnittswert fest. Nach den gleichlautenden Erlassen der obersten Finanzbehörden der Länder vom 9. Januar 2020 sind monatlich 1 Prozent des auf volle 100 Euro abgerundeten Viertels der UVP einschließlich Umsatzsteuer anzusetzen: erst vierteln, dann abrunden, dann 1 Prozent. Die Verfügung des Bayerischen Landesamts für Steuern nennt als Grundlage § 8 Abs. 2 Satz 10 EStG. Die Viertelung gilt für Räder, die dem Arbeitnehmer erstmals nach dem 31. Dezember 2018 und vor dem 1. Januar 2031 überlassen werden. Wurde das Rad bereits vor dem 1. Januar 2019 einem Arbeitnehmer überlassen, bleibt es bei der Bewertung ohne Viertelung, auch wenn es seitdem ein anderer Arbeitnehmer nutzt.

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: Ein Rad hat eine UVP von 4.200 Euro einschließlich Umsatzsteuer. Ein Viertel sind 1.050 Euro, abgerundet auf volle 100 Euro 1.000 Euro. Der geldwerte Vorteil beträgt 10 Euro im Monat, nicht 42 Euro.

Die Überlassung an den Arbeitnehmer ist zugleich umsatzsteuerlich relevant. Die Finanzverwaltung behandelt sie als entgeltliche sonstige Leistung des Arbeitgebers: ohne Gehaltsumwandlung als tauschähnlichen Umsatz gegen die Arbeitsleistung (§ 3 Abs. 12 Satz 2 UStG), mit Gehaltsumwandlung mit dem Gehaltsverzicht als Bemessungsgrundlage (§ 10 Abs. 1 UStG). Übersteigt die Mindestbemessungsgrundlage nach § 10 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 UStG diesen Betrag, ist sie maßgeblich; sie bemisst sich nach den Ausgaben, soweit sie zum Vorsteuerabzug berechtigt haben (§ 10 Abs. 4 Nr. 2 UStG). Wer die 1-Prozent-Methode des BMF-Schreibens vom 7. Februar 2022 (BStBl I 2022, 197, A 15.24 Abs. 3 UStAE) anwendet, muss die Mindestbemessungsgrundlage nach der Verfügung des Bayerischen Landesamts für Steuern nicht zusätzlich prüfen. Der Bundesfinanzhof hat für die Überlassung eines Fahrzeugs entschieden, dass der Zusammenhang mit der Arbeitsleistung jedenfalls besteht, wenn sie individuell arbeitsvertraglich vereinbart und tatsächlich in Anspruch genommen wird (Urteil vom 30. Juni 2022, V R 25/21).

Der Arbeitgeber kann die Vorsteuer aus der Leasingrate abziehen, wenn die Leistung für sein Unternehmen ausgeführt ist, er eine nach § 14 UStG ausgestellte Rechnung besitzt und kein Ausschlussgrund nach § 15 Abs. 1a oder Abs. 2 UStG eingreift (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG); ist er Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG, ist der Abzug ausgeschlossen.

Ein Elektrofahrrad, das verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug einzuordnen ist — die Verfügung nennt als Beispiel Räder mit Motorunterstützung über 25 km/h —, bewertet die Finanzverwaltung wie einen Dienstwagen: nach der Pauschalwert- oder der Fahrtenbuchmethode, wobei Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zusätzlich anzusetzen sind. § 3 Nr. 37 EStG greift dort nicht, weil er nur ein betriebliches Fahrrad erfasst, das kein Kraftfahrzeug im Sinne des § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG ist.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Die Rechnung nennt die Leasinggesellschaft als Leistungsempfängerin, eine fortlaufende Nummer, den Lieferzeitpunkt und bei Regelbesteuerung 19 Prozent Umsatzsteuer; als Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG trägt sie den Hinweis nach § 34a UStDV statt eines Steuerbetrags.
• Das Format der Rechnung passt zum Lieferjahr: strukturierte E-Rechnung seit 2025; Papier oder ein unstrukturiertes Format nur nach § 27 Abs. 38 UStG, Papier bis Ende 2026 und bis Ende 2027 nur bei einem Gesamtumsatz bis 800.000 Euro im Vorjahr, per EDI bis Ende 2027 nur elektronisch; für Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, bleibt die sonstige Rechnung immer zulässig (§ 34a Satz 4 UStDV).
• Angebot und Übergabeprotokoll tragen dieselbe Rahmennummer, und der Zahlungseingang kommt von der Leasinggesellschaft.
• Die UVP jedes angebotenen Modells ist einschließlich Umsatzsteuer dokumentiert, weil der Arbeitgeber sie für die Lohnabrechnung braucht.
• Für Service und Rückläufer gibt es eine schriftliche Abrede mit der Leasinggesellschaft.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Behebung
Die Rechnung ist an den Arbeitgeber adressiert	Käufer und Nutzer wurden verwechselt	Rechnung an die Leasinggesellschaft neu ausstellen; der Vorsteuerabzug hängt am richtigen Leistungsempfänger
Die Leasinggesellschaft reklamiert das Rechnungsformat	Papier oder unstrukturierte Rechnung außerhalb der Übergangsfälle des § 27 Abs. 38 UStG, etwa Papier im EDI-Fall (Nr. 3) oder 2027 über der Umsatzgrenze (Nr. 2), oder eine Kleinunternehmer-Rechnung ohne den Hinweis nach § 34a UStDV	auf eine strukturierte E-Rechnung umstellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG) und das Format mit dem Einkauf abstimmen
Die Leasinggesellschaft zahlt nicht	Sie haben nur den Leasingvertrag zwischen Arbeitgeber und Leasinggesellschaft, aber keinen Kaufvertrag mit der Leasinggesellschaft	Kaufvertrag oder Bestellbestätigung vorlegen; der Kaufpreisanspruch folgt aus § 433 Abs. 2 BGB
Der Arbeitgeber will Steuerfreiheit, der Vertrag senkt aber das Gehalt	Zusätzlichkeit fehlt (§ 8 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 EStG)	als Gehaltsumwandlung abrechnen und den Durchschnittswert ansetzen
Der Arbeitnehmer reklamiert direkt bei Ihnen	Käufer ist die Leasinggesellschaft, keine Abtretung vereinbart	Abtretung im Rahmenvertrag regeln und einen Serviceweg festlegen
Der Rückläufer ist ohne Umsatzsteuer eingekauft	Lieferung an Sie war steuerpflichtig (§ 25a Abs. 1 Nr. 2 UStG)	bei Regelbesteuerung regulär mit 19 Prozent abrechnen (§ 12 Abs. 1 UStG)

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Steuerberatung, wenn die Leasinggesellschaft im Ausland sitzt, wenn Räder über 25 km/h Unterstützung im Angebot sind, wenn der Arbeitgeber eine Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 7 EStG erwägt oder wenn Sie Rückläufer ankaufen. Die Lohnsteuer und die Umsatzsteuer aus der Überlassung an den Arbeitnehmer sind Sache des Arbeitgebers; er braucht dafür eine arbeitsvertragliche Grundlage. Ob ein Betriebsrat bei der Einführung eines Dienstradangebots mitzubestimmen hat, hängt vom Einzelfall und vom einschlägigen Mitbestimmungstatbestand ab; das ist keine Frage, die Sie als Händler entscheiden. Welche Räder als Fahrrad gelten, steht in Fahrräder und E-Bikes online verkaufen.